En tant que propriétaire d’un logement et détenteur d’un bail d’habitation, vous fixez un montant “loyer charges comprises” à payer par votre locataire chaque mois. Ces charges constituent en réalité une provision mensuelle moyenne à régulariser en fin d’année selon les dépenses réelles engendrées. Voici tout ce que vous devez savoir sur la régularisation des charges locatives.
Quelles sont les charges récupérables ?
Les charges récupérables ou charges locatives désignent toutes les dépenses relatives au logement mis en location.
Elles sont dues par le locataire sous forme de forfait, mais sont payées par le propriétaire du bien. En d’autres termes, le propriétaire se charge de payer l’avance et obtient ensuite remboursement par son locataire, d’où l’appellation de charges récupérables.
Selon le décret n°87-713 du 26 août 1987, vous ne pouvez donc pas, en tant que propriétaire, exiger le remboursement d’autres charges. À savoir que la liste des charges locatives récupérables peut varier selon si la location est vide ou meublée :
- Charges liées à l’entretien courant de l’immeuble (nettoyage des parties communes, ascenseur, etc) ;
- Charges liées à l’usage du logement par le locataire (eau, électricité, gaz)
- Charges liées aux services de l’immeuble (enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur votre taxe foncière).
Comment fonctionne la régularisation des charges locatives ?
La régularisation annuelle est obligatoire dans deux situations :
- les provisions sur charge sont inférieures au montant des charges que vous avez versées en tant que propriétaire. Dans ce cas-là, votre locataire doit payer le surcoût.
- le montant réel des charges est inférieur aux sommes provisionnées. Dans ce cas-là, le locataire touche un trop-perçu.
En revanche, le régime de régularisation diffère selon si vous louez un logement meublé ou vide.
Location vide
Dans le cas d’une location vide, les charges sont dites “au réel”, ce qui signifie que le montant des provisions sur charges doit être fixé sur celles de l’année écoulée. Si le logement est situé dans une copropriété, le budget prévisionnel de cette dernière est également pris en compte.
Location meublée
Pour une location meublée, deux possibilités s’offrent à vous. D’une part, utiliser le système de provisions au réel comme si le bien était vide.
D’autre part, opter pour le versement des charges forfaitaires sans régularisation. Dans ce cas-là, vous ne bénéficiez pas de la régularisation des charges locatives et votre locataire ne perçoit pas de trop-perçu.
Nota bene 1: Le mode de paiement des charges doit être obligatoirement précisé dans le bail meublée.
Nota bene 2 : si le logement loué vide est en colocation, alors il est possible de choisir le paiement forfaitaire des charges locatives comme pour une location meublée.
Comment demander une régularisation des charges ?
Pour demander à votre locataire une régularisation des charges annuelles, voici comment procéder.
Tout d’abord, adressez votre décompte par courrier recommandé un mois avant la régularisation des charges locatives. Ce décompte doit préciser le montant trop-perçu ou le reste à payer, une fois la déduction faite de ses paiements mensuels.
Veillez à mettre à disposition du locataire toutes les pièces justificatives relatives à la régularisation comme les factures, les contrats d’entretien, etc, durant un délai de 6 mois à partir de l’envoi du décompte.
En cas d’oubli de régularisation des charges locatives, votre locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
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